1.審查合同,確認收匯式
外貿收款方式有很多種,所以要對合同及收匯方式進行檢查,確保該收匯方式符合雙方意向。如果發現有問題才能及時找客戶修改。如若收款方式是L/C信用證,要仔細檢查信用證條款,看是否存在貿易風險;T/T電匯則要確認訂金是否到賬,只有訂金到賬才能下生產單給工廠。
2.工廠貨并通過客人驗貨
生產單下到工廠以后,產品質量和交期需要跟單員持續關注。一般在交期前一兩周可以提前預約客戶或者第三方進行驗貨。如若驗貨合格則通知工廠及時收尾準備出貨,如若不合格則要讓工廠抓緊返工或重新安排生產。

3.制作外貿單證文件
接到客戶正式合同后,就可以著手準備以下外貿單證文件了，包括：外貿合同、出口商業發票、裝箱單，出口貨物托運單,核銷單,報關單,報關委托書,報驗委托書，工廠的外貿人員還需要準備:商檢換證憑單紙箱檢驗單)等文件。
4.安排商檢
如果貨物為國家規定需商檢產品，一般要提前兩周安排商檢,并于出口前一個星期取得商檢換證憑單/條。商檢可以是外貿公司提供，也可以是工廠自行安排，如果是工廠商檢,要交接好出口合同、發票、裝箱單等相關資料并告知廠家出口口岸,以便廠家準備好相關資料。
5.訂艙
FOB CHINA條款，一般客戶會有指定貨代或船東,要提前跟貨代確認好出口口岸以及船期等信息。一般要在開船前5天取得講合單。
6.提柜裝柜.
委托拖車公司提柜并到工廠地址進行裝柜,需提供給拖車公司的文件有: 定倉確認書/裝柜圖紙,船公司,定號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口等并同時通知到工廠。
裝完柜后, 正常情況下工廠會回傳一份裝柜資料,標明柜號、車牌號、司機及聯系電話等與外貿公司進行核對。

7.委托出口報關
將報關資料交予報關公司,委托出口報關,代理報關之時,需提供一份裝柜資料,包含貨物數量、口岸、船公司、定倉號、船開截關時間、拖車信息、柜型和數量。
8.確認提單信息
提單信息要根據L/C或客戶指示來制作，且列明產品總數,和其他特殊規定等,包含規定船公司和提單出的船證明等。催船公司出提單樣板和運費賬單,檢查確認后,向船公司確認書面提單信息,讓船公司出正本,同時做好登記,倘若客人要做FOB條款,便要準時告知客人保險,且把提單副本傳給他。提單作為客戶提貨的憑證,是外貿出口流程中非常重要的一個環節，必須要認真核查。
9.整理發票產地證等資料
L/C規定提供的資料中,對商業發票非常嚴格,發票時間要確認為開證日之后,交期前,發票貨物信息要與L/C-致,而且大小寫也要正確無誤。L/C 上對發票的條款也要展示出來。FORMA普惠制原產地證要在出貨前到本地商品檢驗部門申辦, C/O產地證在中國貿易促進會申辦。
 10.交單
用L/C外匯結算的，按條款交單期,備齊外貿單證,確認無誤后,交給銀行議付,用30%deposit;T/T電匯收款的,在要求客戶付完70%余款后,才可把提單正本郵寄給客戶。
11.出口登記
每做成一單都要及時做好記錄,以便后續查詢統計。
12.相關資料存檔
把全部關聯的外貿單證、LC、議付資料存檔一整套以備后續查詢。
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